Social Intranet für thurmed AG

Auftraggeber

Mit über 3000 Mitarbeiter betreibt der Gesundheitskonzern thurmed AG neben den Kantonsspitäler in Frauenfeld und Münsterlingen, der Psychiatrische Klinik Münsterlingen und der Klinik St. Katharinental, die Tochtergesellschaften: Venenklinik Bellevue, die Spitalapotheke, einige Radiologische Institute, eine Praxisgemeinschaft, eine Sportpraxis, Pathologische Institute und die Bodensee-Wäscherei.

Ausgangslage

Das in die Jahre gekommene Intranet hatte schon lange seinen Reiz verloren und war nicht mehr zeitgemäss. Intranets aus dieser Epoche sind klassische, mehr oder wenig statische Websites die über ein CMS von einigen Redakteuren gepflegt werden und etwas zwischen Informationsmedium und Nachschlagewerk darstellen.

Herausforderung

Es musste ein Konzept erarbeitet werden das die Unternehmensgruppe sowohl in der Strategie als auch in der Firmenkultur unterstützt.

Das Konzept sollte alle Nutzergruppen gleichermassen überzeugen und das Intranet sollte den grösstmöglichen Nutzen für alle Mitarbeiter bieten.

Lösung

Das ausgearbeitete Konzept basiert auf folgenden Schwerpunkten:

Die Informationen aus dem Unternehmen, Fachbereichen und relevanten Themen sollten aktuell und effizient verteilt und konsumiert werden.

Ziel ist es, die Mitarbeiter bei der operativen Tätigkeit und Zusammenarbeit zu unterstützen.

Die thurmed AG ist ein grosses Unternehmen mit verschiedenen Standorten, viele Mitarbeiter kennen sich nicht, haben aber alle das gemeinsame Intranet, die gemeinsame Heimat.

Dashboard

Jeder Mitarbeiter verfügt über sein persönliches Dashboard der zentrale Einstieg ins Intranet, das individuell gestaltet werden kann. Dafür stehen Widgets wie: Favoriten, Aufgabenliste, ungelesene News, kommende Veranstaltungen, gespeicherte Elemente, Links zu wichtigen Dokumenten und vieles mehr zur Verfügung.

Das Profil zeigt alle persönlichen Informationen, Kontaktdaten und Funktion. Nutzer können Zuständigkeiten und Skills pflegen, dies ermöglicht Ansprechperson und Mitarbeiter rasch zu finden.

Events

Im Event-Kalender sind sämtliche Termine, Events und Schulungen, welche für Mitarbeitende relevant sind. Die Benutzer können sich hier gemäss ihren Präferenzen über Events der gesamten thurmed Gruppe informieren.

Es gibt verschiedene Veranstaltungstypen wie:

• Schulung / Weiterbildung
• Bildungsveranstaltungen (Vorträge, Tagungen, Symposien)
• Informationsveranstaltungen
• Personalanlässe
• Sitzungen (Bsp. GL, VR, Spitalleitung)

Personen

Das Mitarbeiterverzeichnis enthält alle Mitarbeiter der thurmed Gesellschaften und kann nach verschiedenen Kriterien wie z.B. Zuständigkeiten, Funktion, Standort und Personeninformationen durchsucht. Über den Personenfinder ist zudem eine direkt Kontaktaufnahme zum Mitarbeiter möglich.

Sämtliche Mitarbeiterinformationen, Ein- und Ausritte werden täglich über eine Schnittstelle mit der SAP und IAM Software synchronisiert.

News

Um Informationen aus allen Firmen, Kliniken und Standorten effektiv zu kommunizieren steht das News Modul mit Push Benachrichtigung zur Verfügung. Die Intranet Benutzer haben die volle Kontrolle wie viel und welche Nachrichten sie abonnieren wollen und welche News sie schon gelesen haben.

Für wichtige Firmen- und Abteilungsinformationen stehen den Redakteuren “must-read” Markierungen zur Verfügung.

Die zentrale Suche basierend auch einem leistungsstarken Suchserver der alle Informationen aller Module und Dokument kombiniert und durchsucht. Es stehen dem Benutzer verschiedene Suchoptionen zur Verfügung.

Das Statistikmodul macht sämtliche KPI’s und andere Nutzungsdaten sichtbar und messbar. Von Anfang an war klar, dass die Erreichung der Ziele messbar sein muss um flexibel auf Wünsche, Bedürfnisse und Nutzerverhalten Einfluss nehmen zu können.

Wikis

Verschiedene Fachbereiche bieten Wiki’s an wo die Mitarbeiter wichtige Informationen, Merkblätter und Kontaktstellen finden können. Redakteure haben die Möglichkeit für ihren Verantwortungsbereich und in Ihrer Abteilung Inhalte zu erfassen und pflegen.

Zum Beispiel steht ein HR-Portal zur Verfügung wo Informationen und unterstützende Formulare zu personellen Themen zu finden sind.

Für die administrative Pflege der Inhalte sind nun hunderte Mitarbeiter zuständig, im alten Intranet waren dafür nur ein paar Mitarbeiter aus der Geschäftsleitung beauftragt.

Im Galerie Modul können Redakteure der verschiedenen Fachbereichen und Firmen Galerien von Veranstaltungen und Anlässen mit Bilder und Videos erstellen.

Das Intranet ist responsive umgesetzt worden und kann auf dem Tablet und Desktop verwendet werden.

Für alle Module und Funktionen stehen interaktive Einführungs-Touren bereit um den Benutzer den Einstieg zu erleichtern. Durch die einfache Benutzerführung und die Hilfe-Touren wurden Schulung für die Redakteure und Intranetnutzer unnötig.

• Sämtliche Informationen und Nachrichten landen per Liveupdate ohne Verzögerung bei jedem Benutzer.
• Verschiedene Schnittstellen-Anbindungen an SAP, Active Directory, IAM, DMS, IDP usw. garantieren eine gute nahtlose Integration.
• Das Intranet erfüllt höchste Anforderungen an Sicherheit und Performance
• Die Benutzeroberfläche wurde mit einem sehr durchdachten Userinterface realisiert
• Eine Rechtestruktur mit modularer Zugriffssteuerung die über den IT-internen IDP synchronisiert wird, stellt jederzeit die korrekten Berechtigungen sicher.
• Die Benutzer melden sich per Single-Sign-On (SSO) über die AD-Authentifizierung automatisch an.
• Die Intranet Lösung wird im thurmed Rechenzentrum über einen hochverfügbaren Kubernetes Cluster betrieben
• Das Intranet kommt ganz ohne externe Anbindungen und Schnittstellen aus und stellt somit sicher, dass alle Informationen und sämtliche Kommunikation im internen Netzwerk bleiben.

Entstanden ist ein moderner digitaler Workplace.